Apprendre à réaliser des schémas pour penser et communiquer

En plus des outils traditionnels de mise en projet (note de clarification, planning, etc.), il est très utile de réaliser le schéma du projet afin de pouvoir en partager avec les membres une représentation visuelle et synoptique. Traditionnellement, on réalise une représentation appelée PDP pour processus de déroulement du projet. Mais c'est bien souvent un simple logigramme un peu austère, et, s'il faut bien partir sur une telle base, nous vous proposons d'en avoir une approche plus graphique.

Les éléments à représenter sont généralement :

• Tout ce qui est en entrée du projet (ex : contexte, commande)

• Chacun des lots de tâches (ou WP pour work package) voire (selon le degré de précision) le détail des tâches

• Les phases et les jalons (moments de pilotage-décision)

• Les acteurs du projet (principaux ou ponctuels ; réalisateurs ou pilotes ; etc.)

• Les ressources du projet

• Les résultats attendus (livrables intermédiaires, livrables finaux, voire conséquences attendues ensuite)

• Les relations entre tous les éléments ci-dessus, représentés par des "ensembles" (formes géométriques pour regrouper) et par des flèches.

Le point délicat est de parvenir à avoir un schéma qui reste lisible malgré les nombreuses informations à faire passer (on devra éventuellement faire plusieurs schémas, comme conseillé ici), et avec une utilisation claire des deux dimensions (en général : de gauche à droite, le temps du projet ; mais pour le haut et le bas, de nombreux choix sont possibles).

Un projet étant un processus, il faut particulièrement soigner la représentation du temps, et réfléchir à la différence entre les enchaînements logiques (tâches qui sont liées logiquement mais peuvent être réalisées en parallèle) et chronologiques (tâches qui ne peuvent démarrer qu'après la fin d'une autre).

Le modèle graphique obtenu permettra de vérifier plusieurs points, tels que :

• Le sens global du projet : pont tendu entre une commande-contexte et des objectifs-livrables

• La cohérence globale du projet : présence des bonnes phases, pas de manque criant

• L'équilibre du projet : la bonne place donnée aux parties importantes